Projekt „Social Intranet by #DITläuft“ - Können Sharepoint Online und Yammer das Intranet der Zukunft für die BSR sein?“
Durchgeführt von
Projektmitglieder
Ars, Yasemin
Duong, Thi Tra Giang
Freund, Chanelle
Görke, Céline
Naundorf, Lucie
Qian, Jing
Radde, Maria
Yilmaz, Neslihan
im Auftrag von:
1 Prototyp des neuen Social Intranets
1.1 Übersicht
Das obige Bild zeigt den Prototypen an. Dieser ist mit SharePoint entstanden und enthält die folgenden Funktionen:
1.2 News
Das erste, was Benutzer dieser Seite sehen, wird der News Webpart sein. Dort kann man unter anderem Neuigkeiten des Unternehmens teilen. Die Vorschaubilder sind personalisierbar und auch externe, SharePoint unabhängige Links sind anwendbar.
1.3 Wichtige Seiten
Unter dem News Webpart sind Verlinkungen der Seiten, die bei der Stakeholder Analyse am Wichtigsten rausgekommen sind. Diese Verlinkungen führen auf SharePoint Unterseiten.
1.4 Tutorials
Während des Projekts haben wir einige Tutorials erstellt, wie man mit dem neuen Social Intranet zurecht kommt. Diese sind unter den wichtigen Seite verlinkt, sodass man anfangs eine gute Übersicht darüber hat, welche Tutorial Videos es gibt und diese direkt ansehen kann.
Unterhaltungen: zeigt die neuesten Unterhaltungen an, die in der ausgewählten Gruppe gepostet wurden. Man kann einen Beitrag (Fragen, Umfragen, Lob) posten.
Bei der Unterhaltungsfunktion können die Mitarbeiter selbst ihre Unterhaltungsquelle aus Gruppe, Thema, Benutzern oder Startseiten-Feed auswählen. Dadurch können wir das Ziel fördern, ein modernes Social Intranet und interne Kommunikation zu födern.
Funktionen:
- Teilnehmer können neue Konversationen aller Art (Fragen, Umfragen und Lob) von SharePoint aus beginnen.
- Zeigt Konversationen für eine bestimmte Yammer Gruppe, ein bestimmtes Thema oder alle Konversationen an, an denen eine bestimmte Person teilgenommen hat.
- Teilnehmer können GIF-Dateien, Dateien, Videos usw. in neue Unterhaltungen und Antworten aufnehmen direkt von SharePoint.
- Community-Manager können Features wie das Schließen einer Konversation verwenden und die beste Antwort auf eine Frage markieren.
- Der SharePoint Administrator kann ebenfalls auswählen, wie viele Konversationen angezeigt werden sollen. Zu Auswahl stehen zwei, vier, acht oder zwölf.
1.6 Webparts der rechten Seitenleiste
Countdown und Wetter
Rechts neben dem News Webpart sind Webparts für einen Countdown sowie das aktuelle Wetter. Der Countdown kann beliebig personalisiert werden. Den Standort des Wetters kann man ebenfalls mit wenigen Klicken ändern, wenn man dies möchte.
Meine News
Rechts von den wichtigen Seiten gibt es noch mal eine Übersicht über die News, die auch unter 1.2 im News Webpart zu sehen sind. Der Vorteil hier ist, dass man die vier News Seiten, die oben in einer Diashow zu sehen sind, direkt im Überblick hat. So muss man die Diashow nicht komplett abwarten, sondern kann direkt auf eine News Seite drauf klicken und kommt direkt dahin.
Meine letzten Dokumente
Dieses Webpart zeigt die neuesten Dokumente an, auf die der aktuelle Benutzer der Seite zugegriffen hat.
Meine Favoriten
Unter den letzten Websites sind die Favoriten zu finden. Diese sind, anders als bei den letzten Dokumenten, Dokumente, die am Meisten geöffnet wurden von einem jeweiligen Benutzer. Die Webparts 1.5, 1.7, 1.8 und 1.9 sind personalisiert, also für jeden Benutzer anders.
Meine letzten Websites
Auf Meine Website und Teamwebsites kann der interaktive Newsfeed Benutzern helfen, über Mikroblog-Nachrichten in Echtzeit und Statusupdates mit Personen in Kontakt und über Neuigkeiten auf dem Laufenden zu bleiben. Meine Website fungiert auch als zentraler Speicherort, über den Benutzer ihre Aufgaben nachverfolgen und auf die Dokumente und Websites zugreifen können, denen sie folgen.
Twitter von BSR
Ebenfalls ist der Twitter Account der BSR auf dem SharePoint Prototypen vertreten, sodass die Mitarbeiter direkt die neuesten Tweets sehen können.
2 Datenmigration
2.1 Checkliste für SharePoint Datenmigration (schrittweise)
2.1.1. Erkennung der Quellumgebung vor Datenmigration
Vor der Durchführung der Migrationen ist die Planung von hoher Wichtigkeit. Damit werden sowohl Fehler vermieden, als auch an Zeitaufwand eingespart.
Folgende Punkte sollten geprüft werden:
- Die Konfiguration sollte erstellt werden
- Diverse Funktionalitäten könnten durch neue Funktionen ersetzt werden
- Inhalte sollten möglichst gemeinsam mit den Beteiligten zusammen eingebunden werden
- Daten können in aktuelle Strukturen und Formen verschoben werden
Dabei sollten diese Fragen gestellt werden:
Um welche benötigten Inhalte handelt es sich bei dem Wechsel? Wie sind ihre Größe und Menge? Wer besitzt sie? Wie sind sie strukturiert? Wie wichtig sind sie?
Ein bedeutender Schritt ist die Auswahl des Tools. Die weitere Arbeit sowie die Durchführung bei der Datenmigration werden nach der Entscheidung bestimmt. Bei Punkt 2.2 sehen wir diesen Überblick durch die möglichen Migrationstools.
2.1.3. Gesamte Gestaltung durch Analyse
Bei der Analyse der Umgebung sollten alle relevanten Informationen im Detail mit den Beteiligten besprochen werden, um zu verstehen, was ihnen in Bezug auf die Sicherheit wichtig ist, welche Funktionen möglicherweise mit den Daten am Ziel interagieren und inwieweit die Inhalte selbst in die Aufgaben eingebunden werden. Dazu gehört unter anderem welche Workflows mit den Daten interagieren. Des Weiteren ist es wichtig zu klären, wie die Daten gespeichert, gesichert und archiviert oder bei Nichtgebrauch gelöscht werden sollen.
2.1.4. Mögliche Anmerkungen
Die Anmerkungen sind abhängig von der Auswahl des Migrationstools:
- Verknüpfungen und URLs: Die URLs sollen möglichst erhalten bleiben, sodass die Inhalte weiterhin erreichbar sind.
- Metadaten: Extrahieren von Metadaten aus Dokumenten, um diese in SharePoint in Form von Metadaten nutzbar zu machen
- Versionierung: Versionen nehmen oft sehr viel Speicherplatz in Anspruch. Daher wird oft gewünscht, die zu migrierenden Versionen zu limitieren
- Restrukturierung: Inhalte sollen nach der Migration an einer logisch anderen Stelle abgelegt werden.
- Testumgebung: es sollte mit einfachen Tests beginnen, dennoch möglichst der Zielumgebung entsprechen.
2.2.1. Manuelles Kopieren der Einträge und Dateien
Nur geeignet für sehr kleine Dateien. Dies erfolgt durch aufeinanderfolgendes Hochladen in SharePoint.
Das SharePoint-Migrationstool kann die Dateien von lokalen SharePoint- Dokumentbibliotheken, Listen oder Regulären Dateienfreigaben migrieren.
Davon gibt es drei Möglichkeiten:
a) Die Migration aus einer lokalen Umgebung:
b) Die Migration in SharePoint Server
c) Die Migration in Verbindung mit CSV-/JSON-Datei
Die großen Nachteile bei der Verwendung des SharePoint-Datenmigrationstools:
- Die Migration ist nur für bestimmte Personen mit gegebenen Berechtigungen durchführbar
- Der Schwierigkeitsgrad für die massenhaften Dateien ist sehr komplex, dass ohne Hilfe von Microsoft-ITExporten viele Fehler auftreten können
- Das Tool ist begrenzt von Datentreuhänder
Vor der Entscheidung der Nutzung eines Drittanbieter-Tools, sollte von einer Test-Lizenz Gebrauch gemacht werden, um das Tool in Testumgebungen zu erproben.
Ein Problem hierbei könnte sein, dass die Sicherheit der internen Daten des Unternehmens nicht mehr gewährleistet wird.
Die Reihenfolge der Migration sind von dem Anbieter abhängig.
(Quelle https://www.avepoint.com/blog/de/migrate-de/sharepoint-migration/
https://channel9.msdn.com/Events/community-germany/ShareDev-Cologne-2015/Datenmigration-in-Office-365-und-SharePoint-Tipps-und-Tricks-fuer-eine-erfolgreiche-Migration
https://docs.microsoft.com/de-de/sharepointmigration/how-to-use-the-sharepoint-migration-tool)
3 Stakeholder Interview
3.1 Ziel des Stakeholder Interviews
Das Ziel des Interviews war es, die Wünsche und Erfahrungen über die Nutzung des derzeitigen Intranets zu erörtern. Ein weiteres Ziel war, dass wir ein Meinungsbild der BSR Beschäftigten erhalten konnten, damit wir die gewonnenen Erkenntnisse in das neue Social Intranet integrieren können.
3.2 Hintergrund der Befragten
Insgesamt wurden 13 Mitarbeiter befragt, davon vier weiblich, neun männlich und 10 Personen haben eine spezielle Rolle in #DitLäuft. Neun Personen wurden durch ein Interview befragt, die restlichen drei über Online-Umfragen. Die Befragten wurden zuerst über ihre bisherige Erfahrung mit Microsoft Produkten befragt. Alle Mitarbeiter haben Erfahrung mit Office Produkten wie Word, Excel, Outlook und Teams. Desweiteren haben 3 Mitarbeiter gute Kenntnisse mit Yammer & Sharepoint.
3.3 Nutzung des alten Intranets
69% der Mitarbeiter finden das Intranet essentiell für ihre Arbeit. Hierbei butzen 46% das Intranet täglich, 23% ein mal pro Woche und 31% selten.
Wir haben außerdem die Zufriedenheit mit dem alten Intranet in einer Skala von 1 bis 10 gemessen. Die durchschnittliche Bewertung ist hierbei 5,5. Die Befragten, die das Intranet täglich benutzt haben, haben deutlichere bessere Noten abgegeben als die, die das Intranet kaum benutzt haben(7:4). Als die größten Schwachpunkte wurden die unlogische Seitenhierarchie und mangelhafte Suchfunktion genannt.
Die Befragten sind zufrieden mit dem alten Intranet, weil es viele nützliche Informaton bietet und auch als guter Einstieg dient, da es einen Überlick über das Unternehmen bietet.
Die Hauptschwerigkeit bei der Nutzung liegt daran, dass es keine Suchfunktion bei der Seite gibt und durch die unlogische Seitenhierarchie können die Befragten nicht die gewünschten Informationen finden. Zudem werden alte Informationen nicht gepflegt.
3.4 Wünschen oder Anforderung der neue Intranets
Die Prioriserung der Reihenfolge der Seite
Das Wiki und das Organigram sind essentiell für die Arbeit und soll in der zukünftigen Seite beibehalten werden.
Die Befragten interessieren sich sehr für die zukünftige Interaktive Kommunikationsfunktion.
Wir haben die Wünsche der Befragten in 3 Teilen erfasst:
Collaboration und Kommunikation:
Die Mitarbeiter wünschen sich in der Zukunft mehr interaktive Funktionen, damit Sie sich über aktuelle Updates der verschiedenen Bereiche/Abteilungen austauschen können. Funktionen wie einen Chatbot, Mitarbeiter Profile, Lern- und Wissensräume werden als eine gute Ergänzung wahrgenommen.
Benutzerfreundlichkeit:
Die Informationen von der Website müssen gut gepflegt werden, damit die Mitarbeiter immer aktualisierte Information bekommen können. Eine klare und übersichtliche Struktur, sowie eine verbesserte Suchfunktion sind von den meisten Befragten erfordert. Vereinfachte und attraktive Gestaltung sind auch wichtig für die Benutzererfahrung.
Mobilfunktion:
Die Befragten möchten auf die Informationen von dem zukünftigen Intranet Ortsunabhäng und Geräteunabhänig zugreifen können.
4 Microsoft Duo: Sharepoint Online und Yammer
4.1 Yammer
Yammer ist lang bekannt als ein Tool für soziales Netzwerken von Microsoft, der zur Vernetzung und Interagieren dient, vergleichbar mit Facebook aber nur für Unternehmen.
Hier wurden die Communitys so eingerichtet, dass Themen, Bereiche oder Vorgehensweisen von gemeinsamen Interesse in einer gesamten Organisation geordnet werden, um offene Diskussionen von anderen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen sowohl über Arbeitsthemen als auch über Themen jenseits des Jobs ausgetauscht werden zu können.
Dabei sind folgende wichtigste Elemente betrachtet:
- Vernetzung von Personen durch Nachrichten und Mitteilungen
- Entstehung von fachbezogenen Communitys durch Erstellung und Teilnahme von Gruppen
- Informationenaustausch anhand Beiträgen, Posts mit Update, Question, Poll, Preise
- Offene und aktive Diskussionen im gesamten Unternehmen als Social Networking mit „Beitrag liken/ antworten/ teilen usw.“
4.2 Sharepoint Online
Microsoft SharePoint stellt dabei im Microsoft 365 Kontext als ein Baustein von vielen in einem größeren Ökosystem vor. Er ist ein cloudbasierter Dienst, mit dem Organisationen Inhalte, Wissen und Anforderungen zu folgenden Zwecken teilen und verwalten können:
- Fördern von Teamwork
- Schnelle Suche nach Informationen
- Nahtlose Zusammenarbeit innerhalb der Organisation
Als großen Vorteil bietet SharePoint eine Vielzahl von Tools, die den Benutzer bei der Erstellung und Verwaltung eines modernen Intranets unterstützen. SharePoint- Sites bieten eine umfangreiche Funktionen wie Dateien speichern und daran zusammenarbeiten, Listen mit Informationen bereitstellen oder Links zu wichtigen Themen und zielgerichtete News verwalten
4.3 Zusammenarbeit von Sharepoint Online und Yammer
Die Kombination von Yammer und SharePoint bietet unterschiedliche Möglichkeiten der gemeinsamen Nutzung, Kosten und Mühen. Während Yammer mehr für Social Networking, persönliche Produktivität und Communities steht, bringt SharePoint mehr die gemeinsame Nutzung von Dokumentenbibliotheken und Informationsübermittlung von Websites und Apps. Dadurch werden die Zusammenarbeit sowie die Kommunikation in der Organisation unternehmsenweit verstärkt. Ein Social Intranet wird zufolge bereits mit SharePoint gegeben. Das bedeutet auch, dass die News individuell abgestimmt auf Interesse des Benutzers angezeigt werden, sowie die Beiträge geteilt, kommentiert oder geliked werden können.
4.3.1 Verwenden eines Yammer-Webparts in SharePoint Online
Das Yammer Konversationen-Webpart bietet beispielsweise die Möglichkeit, eine Unterhaltung mit einer beliebigen Art von Beitrag (Fragen, Umfragen, Lob) zu beginnen und die besten Antworten direkt von SharePoint aus zu markieren.
Mithilfe dieses Webparts kann man den Führungs Websites Unterhaltungen hinzufügen, damit die Mitarbeiter beschäftigt sind, Fragen stellen und Antworten erhalten, sowie auf Community-Websites für Mitarbeiter, um Informationen und bewährte Methoden miteinander auszutauschen.
Webpart “Schwerpunkte”
Man verwendet diese Vorgehensweise, wenn es sich um das einzige Yammer-Webpart handelt, das jemandem zur Verfügung steht, oder um einen schnellen Überblick über aktive Konversationen und ein gezieltes Portal für bestimmte Gruppen oder Konversationen in Yammer bereitzustellen.
4.3.2 Vorteile vom Duo Yammer und SharePoint
Ein großer Vorteil vom Duo Yammer in Sharepoint ist die einfache Integration. Yammer und Sharepoint sind Teil des M365 Office Paketes und ermöglichen damit ein optimales Zusammenspiel: Yammer-Webparts lassen sich unkompliziert in Shareponit einbinden und der Austausch von Dokumenten ist ohne Probleme in der M365 Umgebung möglich. Außerdem sind beide Tools auch einwandfrei mit Teams kompatibel, man kann zum Beispiel durch Teams auf SharePoint und Yammer zugreifen. Zudem erhöht die unmittelbare Kopplung der Systeme die Nutzerfreundlichkeit: Auf der Landingpage eingebunden, ist Yammer gleich präsent und zeigt die aktuellsten Nachrichten und Neuigkeiten im Newsfeed. Die Mitarbeitenden müssen also nicht extra eine neue App öffnen, sondern haben dies auf Sharepoint startklar.
Neben den technischen Vorteilen, spielt natürlich auch die soziale Komponente eine entscheidende Rolle bei der Integration von Yammer: Mehr soziale Kommunikation unter den Mitarbeiter_innen kann die Unternehmenskultur fördern sowie die Mitarbeitermotivation, Agilität und Teamzusammenarbeit verbessern. Der direkte Austausch auf Augenhöhe erhöht Transparenz und Vertrauen ins Unternehmen. Insgesamt gibt dies Potential das Wir-Gefühl im Betrieb zu steigern, was Yammer einen großen Vorteil im Vergleich zu anderen Kommunikations-Tools, wie z.B. Teams beschert. Während Teams als Kollaboration- und Konferenz-Werkzeug dienlich ist, kann Yammer als Benachrichtigung-Tool in den Vordergrund rücken. Als Plattform für Führungskräfte-Kommunikation an die Gesamtorganisation, also auch jene, die nicht Teammitglieder sind und die man nicht persönlich kennt. Mit der One-to-many oder Many-to-many-Kommunikation sind alle schnell erreicht. Yammer ermöglicht den Aufbau einer moderierten Social-Network- und Wissensumgebung, inklusive Community-Management und Kuratieren von Inhalten. Ein Ort, wo man schnell Personen mit spezieller Expertise oder Interessengruppen erreicht.
4.3.3 Nachteile vom Duo Yammer und SharePoint
Als Nachteil vom Duo Yammer und Sharepoint ist die Mobilfunktion zu nennen. Auf dem Handy sind die Funktionen limitiert. Um alle Features vollständig und übersichtlich nutzen zu können, ist es sinnvoller sich dafür die Apps getrennt auf dem mobilen Endgerät zu installieren. Und auch der soziale Faktor ist bei der Einführung von Yammer nicht zu unterschätzen. Mit mehr Tools kann die Kommunikation unübersichtlich werden und schnell zu Frustration führen. Wenn nicht klar wird, auf welchen Kanälen was kommuniziert wird, kann das schnell Orientierungslosigkeit auslösen. Und auch Widerstände gegenüber technischen Neuerungen sind zu erwarten.
4.4 Empfehlung: Sind Yammer und SharePoint im Duo eine geeignete Kombo für die BSR?
Wir sind der Meinung, dass die Kombination von Sharepoint und Yammer ein vielversprechendes Tool für ein modernes, soziales Intranet für die BSR sein kann. Wie deutlich wurde, hat Yammer einiges an Potential für eine soziale Kommunikationskultur. Und auch in der Gegenüberstellung mit Teams zeigt sich, dass sich die beiden Tools sehr gut ergänzen können, wenn es klare und übersichtliche Regelungen gibt, was wann, für welche Inhalte und Einsatzszenarien genutzt wird. Dieser Prozess ist nicht zu unterschätzen und wird wohl einige Monate in Anspruch nehmen, bis in „DITläuft“, die Gewohnheiten sitzen und eine adäquate „Kommunikationsdisziplin“ übergegangen ist. Wir empfehlen deshalb zur Unterstützung eine soziale Strategie zu definieren. Mittels Workshops und Tutorials kann eine verständliche Einführung über alle Features und Besonderheiten gegeben werden. Des Weiteren empfehlt es sich eine Testphase mit einer größeren Gruppe durchzuführen und Feedback aufzunehmen, bevor die unternehmensweite Einführung erfolgt. Ebenfalls denkbar wäre zu Beginn ein paar Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen als „Wegbereiter“ zu akquirieren, die die Anfangskommunikation in Bewegung bringen und ein Auge auf die Umsetzung haben.
5.Integrationen auf die SharePoint Seiten
5.1 Sharepoint Berechtigungsstufen und Gruppenverwaltung
5.1.1 Sharepoint Standardberechtigungsstufen
Sharepoint Standardberechtigungsstufen
Standardberechtigungsstufen ermöglichen es, einem Benutzer oder einer Benutzergruppe allgemeine Berechtigungsstufen schnell und einfach zuzuweisen.
Benutzer können Änderungen an den Standardberechtigungsstufen vornehmen, mit Ausnahme der Vollzugriff und des eingeschränkten Zugriffs, die in der folgenden Tabelle ausführlicher beschrieben werden.
| Berechtigungss tufe |
Beschreibung |
| Vollzugriff |
Enthält alle verfügbaren SharePoint-Berechtigungen. Standardmäßig ist diese Berechtigungsstufe der Besitzergruppe zugewiesen. Dies kann nicht angepasst oder gelöscht werden. |
| Entwerfen |
Auf der Website können Sie Listen und Dokumentbibliotheken erstellen, Seiten bearbeiten und Designs, Rahmen und Stylesheets anwenden. Es gibt keine SharePoint- Gruppe, der diese Berechtigungsstufe automatisch zugewiesen ist. |
| Bearbeiten |
Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen; Listenelemente und Dokumente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen. Standardmäßig ist diese Berechtigungsstufe der Mitgliedergruppe zugewiesen. |
| Mitwirken |
Anzeigen, Hinzufügen, Aktualisieren und Löschen von Listenelementen und Dokumenten |
| Lesen |
Ermöglicht das Anzeigen von Seiten und Elementen in vorhandenen Listen und Dokumentbibliotheken und das Herunterladen von Dokumenten. |
| Beschränkter Zugriff |
Ermöglicht Benutzern oder Gruppen das Navigieren zu einer Websiteseite oder Bibliothek, um auf ein bestimmtes Inhaltselement zuzugreifen, wenn sie nicht über die Berechtigung zum Öffnen oder Bearbeiten anderer Elemente auf der Website oder in der Bibliothek verfügen. Diese Stufe wird von SharePoint automatisch zugewiesen, wenn Sie Zugriff auf ein bestimmtes Element gewähren. Sie können die Berechtigung “Beschränkter Zugriff” nicht selbst einem Benutzer oder einer Gruppe direkt zuweisen. Wenn Sie stattdessen dem einzelnen Element Berechtigungen zum Bearbeiten oder Öffnen zuweisen, weist SharePoint anderen erforderlichen Speicherorten, z.B. der Website oder Bibliothek, auf bzw. in der sich das einzelne Element befindet, automatisch beschränkten Zugriff zu. Dies ermöglicht es SharePoint, die Benutzeroberfläche ordnungsgemäß darzustellen und dem Benutzer Kontext zu seinem Speicherort auf der Website anzuzeigen. Mit beschränktem Zugriff erhält der Benutzer keine weiteren Berechtigungen, sodass er keinen anderen Inhalt sehen oder darauf zugreifen kann. |
| Web-Only begrenzten Zugriff |
Web-Only beschränkter Zugriff ist eine Variante der Berechtigungsstufe “beschränkter Zugriff”, die nur Benutzern den Zugriff auf das Webobjekt ermöglicht. |
| Genehmigen |
Bearbeiten und Genehmigen von Seiten, Listenelementen und Dokumenten. Standardmäßig besitzt die Gruppe Genehmiger diese Berechtigung. |
| Hierarchie verwalten |
Erstellen von Websites und Bearbeiten von Seiten, Listenelementen und Dokumenten. Standardmäßig ist diese Berechtigungsstufe der Gruppe Hierarchie-Manager zugewiesen. |
| Eingeschränkter Lesezugriff |
Ermöglicht das Anzeigen von Seiten und Dokumenten mit Ausnahme von zurückliegenden Versionen oder Informationen zu Benutzerberechtigungen. |
| Nur anzeigen |
Ermöglicht das Anzeigen von Seiten, Elementen und Dokumenten. Dokumente mit serverseitigen Dateihandlern können im Browser angezeigt, jedoch nicht heruntergeladen werden. Dateitypen ohne serverseitigen Dateihandler (die nicht im Browser geöffnet werden können), wie Videodateien, PDF- und PNG-Dateien, können weiterhin heruntergeladen werden. |
Quelle: https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/understanding-permission-levels
5.1.2 Berechtigungen und Berechtigungsstufen
Persönliche Berechtigungen und Berechtigungsstufen
Persönliche Berechtigungen gelten für Inhalte, die zu einem einzelnen Benutzer gehören. Die folgende Tabelle beschreibt die Berechtigungen, die für persönliche Ansichten und Webparts gelten, und zeigt die Berechtigungsstufen, die diese verwenden.
Listenberechtigungen und Berechtigungsstufen
Listenberechtigungen gelten für Inhalte in Listen und Bibliotheken. Die folgende Tabelle beschreibt die Berechtigungen, die für Listen und Bibliotheken gelten, und zeigt die Berechtigungsstufen
Websiteberechtigungen und Berechtigungsstufen
Websiteberechtigungen gelten allgemein auf einer SharePoint-Website. Die folgende Tabelle beschreibt die Berechtigungen, die für Websites gelten, und zeigt die Berechtigungsstufen, die diese verwenden.
Detalisierte Dokumentation zur Erstellung der Berechtigungsstufen steht zu verfügbar (Sprint 5 Task:22.3).
5.1.3 Gruppenverwaltung in SharePoint
Die Gruppenverwaltung ermöglicht das erstellen, bearbeiten und löschen von Gruppen. Wir haben die folgende Funktionen getestet.
Auf der Website „Einstellung Websiteberechtigungen“: Benutzer können selbst definierte Gruppe erstellen.
Auf der Website „Teilen“: Hinzufügen von Benutzern zu einer Gruppe und die Person wird mit einer E-Mail benachrichtigt.
Auf „Einstellungen Websiteinformationen“:
Der Administrator kann Gruppen löschen. Diese Funktion sollte jedoch nicht dafür benutzt werden, SharePoint Standardgruppen zu entfernen. Dadurch kann das System instabil werden. Nur Gruppen löschen, welche man selbst erstellt hat und nicht mehr verwendet.
Detailierte Dokumentation zur Erstellung der Gruppenverwaltung steht zur Verfügung. (Task 22.4)
5.1.4 Sicherheitsgruppen in Sharepoint
Ein Administrator kann Sicherheitsgruppen erstellen, um einer bestimmten Gruppe von Personen Zugriff auf einer SharePoint Website zu gewähren. Dadurch kann man für bestimmte Gruppen benutzerdefinierte Seiten (Sichten) einrichten, welche nur die Personen der Gruppe sehen und erreichen können.
Die Berechtigung für diese Durchführung haben nur globale Administratoren und Benutzer Verwaltungsdienste. Wir haben die folgende Funktionen getestet:
- Hinzufügen einer Sicherheitsgruppe
- Hinzufügen oder Löschen von Mitgliedern zu einer Sicherheitsgruppe
- Bearbeiten einer Sicherheitsgruppe
- Löschen einer Sicherheitsgruppe.
Detailierte Dokumentation zur Erstellung der Gruppenverwaltung steht zur Verfügung. (Task 22.5)
5.2 Enterprise Search in SharePoint
5.2.1 Moderne Suche in SharePoint
Moderne Suchen bei SharePoint sind persönlich, Benutzer sehen nur Ergebnisse, auf die Sie bereits Zugriff haben und andere Benutzer können ihre privaten Dokumente nicht finden. Nachfolgend ist ein Beispiel für Suchergebnisse aus SharePoint:
Quelle: Moderne Suche in SharePoint SharePoint in Microsoft 365
5.2.2 Personensuche Intergrierte in SharePoint
Durch die moderne Suchfunktion können die Mitarbeiter schnell die jeweiligen Kontaktinformationen zu einer beliebigen Person finden.
6. Fazit
Zusammenfassung des Projektes
Innerhalb des Projektes haben wir eine Stakeholder Analyse durchgeführt, Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus der Analyse haben wir einen Prototyp erstellt, welcher eine optimierte Struktur für das zukünftige Social Intranet bietet. Im Gegensatz zum bisherigen Intranet ist unser Prototyp benutzerfreundlicher zu bedienen.
Die orts- und geräteunabhängige Nutzung des zukünftigen Social Intranets wurde in der Analyse von den Beschäftigten hervorgehoben. Daher haben wir unser Design des Prototypen an die mobile Anwendung angepasst.
Insbesondere sind im bisherigen Intranet wenige interaktive Funktionen implementiert. Mit unserem Prototypen kann die unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert werden, mithilfe der Kombination von Yammer und SharePoint. Zum Einen spiegelt Yammer das Social Networking wieder und fördert die persönliche Produktivität und Entstehung von Communities. Zum Anderen bringt SharePoint die gemeinsame Nutzung von Dokumentenbibliotheken und Informationsübermittlung.Wir sind der Meinung, dass die Kombination von Sharepoint und Yammer ein vielversprechendes Tool für ein modernes, soziales Intranet für die BSR sein kann.
Das durchführen der Datenmigration weist eine hohe technische Komplexität auf, welche nur von SharePoint Experten bewerkstelligt werden kann. Um den Prozess für die BSR zu vereinfachen, haben wir mit einem Migrationskonzept den Vorgang schriftlich ausgearbeitet.
Zusammenfassung des Ausblicks
Das SharePoint Repertoire bringt facettenreiche Funktionen mit. Den Prototyp könnte man insofern erweitern, indem man bespielsweise ein DropDown Menu einbettet.
Darüber hinaus können weitere Webparts nach Bedürfnissen der Beschäftigten in den Prototyp integriert werden. Diese Bedürfnisse würde man durch eine weitere umfangreiche Stakeholder Anlayse erörtern können. Eine weitere Ausdehnung des Prototypens könnte man durch eine Einbindung weiterer M365 Tools (beispielsweise Teams) ermöglichen. Im weiteren Verlauf des Prototypens könnte man die Bereichtigungsstufen und Gruppenverwaltungen für die Beschäftigten der BSR anlegen. Um den Umstieg für die Beschäftigten auf das Social Intranet zu erleichtern, sollten umfangreiche Schulungen und Tutorials angeboten werden.
Durchgeführt von
Hochschule für Technik und Wirtschaft
Studiengang Informatik und Wirtschaft (für Frauen)
Projektmitglieder
Ars, Yasemin
Duong, Thi Tra Giang
Freund, Chanelle
Görke, Céline
Naundorf, Lucie
Qian, Jing
Radde, Maria
Yilmaz, Neslihan
im Auftrag von:
1 Prototyp des neuen Social Intranets
1.1 Übersicht
Das obige Bild zeigt den Prototypen an. Dieser ist mit SharePoint entstanden und enthält die folgenden Funktionen:
1.2 News
Das erste, was Benutzer dieser Seite sehen, wird der News Webpart sein. Dort kann man unter anderem Neuigkeiten des Unternehmens teilen. Die Vorschaubilder sind personalisierbar und auch externe, SharePoint unabhängige Links sind anwendbar.
1.3 Wichtige Seiten
Unter dem News Webpart sind Verlinkungen der Seiten, die bei der Stakeholder Analyse am Wichtigsten rausgekommen sind. Diese Verlinkungen führen auf SharePoint Unterseiten.
1.4 Tutorials
Während des Projekts haben wir einige Tutorials erstellt, wie man mit dem neuen Social Intranet zurecht kommt. Diese sind unter den wichtigen Seite verlinkt, sodass man anfangs eine gute Übersicht darüber hat, welche Tutorial Videos es gibt und diese direkt ansehen kann.
1.5 Yammer Community Funktion
Unterhaltungen: zeigt die neuesten Unterhaltungen an, die in der ausgewählten Gruppe gepostet wurden. Man kann einen Beitrag (Fragen, Umfragen, Lob) posten.
Bei der Unterhaltungsfunktion können die Mitarbeiter selbst ihre Unterhaltungsquelle aus Gruppe, Thema, Benutzern oder Startseiten-Feed auswählen. Dadurch können wir das Ziel fördern, ein modernes Social Intranet und interne Kommunikation zu födern.
Funktionen:
1.6 Webparts der rechten Seitenleiste
Countdown und Wetter
Rechts neben dem News Webpart sind Webparts für einen Countdown sowie das aktuelle Wetter. Der Countdown kann beliebig personalisiert werden. Den Standort des Wetters kann man ebenfalls mit wenigen Klicken ändern, wenn man dies möchte.
Meine News
Rechts von den wichtigen Seiten gibt es noch mal eine Übersicht über die News, die auch unter 1.2 im News Webpart zu sehen sind. Der Vorteil hier ist, dass man die vier News Seiten, die oben in einer Diashow zu sehen sind, direkt im Überblick hat. So muss man die Diashow nicht komplett abwarten, sondern kann direkt auf eine News Seite drauf klicken und kommt direkt dahin.
Meine letzten Dokumente
Dieses Webpart zeigt die neuesten Dokumente an, auf die der aktuelle Benutzer der Seite zugegriffen hat.
Meine Favoriten
Unter den letzten Websites sind die Favoriten zu finden. Diese sind, anders als bei den letzten Dokumenten, Dokumente, die am Meisten geöffnet wurden von einem jeweiligen Benutzer. Die Webparts 1.5, 1.7, 1.8 und 1.9 sind personalisiert, also für jeden Benutzer anders.
Meine letzten Websites
Auf Meine Website und Teamwebsites kann der interaktive Newsfeed Benutzern helfen, über Mikroblog-Nachrichten in Echtzeit und Statusupdates mit Personen in Kontakt und über Neuigkeiten auf dem Laufenden zu bleiben. Meine Website fungiert auch als zentraler Speicherort, über den Benutzer ihre Aufgaben nachverfolgen und auf die Dokumente und Websites zugreifen können, denen sie folgen.
Twitter von BSR
Ebenfalls ist der Twitter Account der BSR auf dem SharePoint Prototypen vertreten, sodass die Mitarbeiter direkt die neuesten Tweets sehen können.
2 Datenmigration
2.1 Checkliste für SharePoint Datenmigration (schrittweise)
2.1.1. Erkennung der Quellumgebung vor Datenmigration
Vor der Durchführung der Migrationen ist die Planung von hoher Wichtigkeit. Damit werden sowohl Fehler vermieden, als auch an Zeitaufwand eingespart.
Folgende Punkte sollten geprüft werden:
Dabei sollten diese Fragen gestellt werden:
Um welche benötigten Inhalte handelt es sich bei dem Wechsel? Wie sind ihre Größe und Menge? Wer besitzt sie? Wie sind sie strukturiert? Wie wichtig sind sie?
2.1.2. Auswahl des Migrationstools(siehe 2.2)
Ein bedeutender Schritt ist die Auswahl des Tools. Die weitere Arbeit sowie die Durchführung bei der Datenmigration werden nach der Entscheidung bestimmt. Bei Punkt 2.2 sehen wir diesen Überblick durch die möglichen Migrationstools.
2.1.3. Gesamte Gestaltung durch Analyse
Bei der Analyse der Umgebung sollten alle relevanten Informationen im Detail mit den Beteiligten besprochen werden, um zu verstehen, was ihnen in Bezug auf die Sicherheit wichtig ist, welche Funktionen möglicherweise mit den Daten am Ziel interagieren und inwieweit die Inhalte selbst in die Aufgaben eingebunden werden. Dazu gehört unter anderem welche Workflows mit den Daten interagieren. Des Weiteren ist es wichtig zu klären, wie die Daten gespeichert, gesichert und archiviert oder bei Nichtgebrauch gelöscht werden sollen.
2.1.4. Mögliche Anmerkungen
Die Anmerkungen sind abhängig von der Auswahl des Migrationstools:
2.2 Optionen von Migrationstools
2.2.1. Manuelles Kopieren der Einträge und Dateien
Nur geeignet für sehr kleine Dateien. Dies erfolgt durch aufeinanderfolgendes Hochladen in SharePoint.
2.2.2. Migration mit Hilfe von SharePoint-Migrationstool (SPMT)
Das SharePoint-Migrationstool kann die Dateien von lokalen SharePoint- Dokumentbibliotheken, Listen oder Regulären Dateienfreigaben migrieren.
Davon gibt es drei Möglichkeiten:
a) Die Migration aus einer lokalen Umgebung:
b) Die Migration in SharePoint Server
c) Die Migration in Verbindung mit CSV-/JSON-Datei
Die großen Nachteile bei der Verwendung des SharePoint-Datenmigrationstools:
2.2.3. Migration mit Hilfe von Dritt-Anbieter Tools
Vor der Entscheidung der Nutzung eines Drittanbieter-Tools, sollte von einer Test-Lizenz Gebrauch gemacht werden, um das Tool in Testumgebungen zu erproben.
Ein Problem hierbei könnte sein, dass die Sicherheit der internen Daten des Unternehmens nicht mehr gewährleistet wird.
Die Reihenfolge der Migration sind von dem Anbieter abhängig.
(Quelle https://www.avepoint.com/blog/de/migrate-de/sharepoint-migration/
https://channel9.msdn.com/Events/community-germany/ShareDev-Cologne-2015/Datenmigration-in-Office-365-und-SharePoint-Tipps-und-Tricks-fuer-eine-erfolgreiche-Migration
https://docs.microsoft.com/de-de/sharepointmigration/how-to-use-the-sharepoint-migration-tool)
3 Stakeholder Interview
3.1 Ziel des Stakeholder Interviews
Das Ziel des Interviews war es, die Wünsche und Erfahrungen über die Nutzung des derzeitigen Intranets zu erörtern. Ein weiteres Ziel war, dass wir ein Meinungsbild der BSR Beschäftigten erhalten konnten, damit wir die gewonnenen Erkenntnisse in das neue Social Intranet integrieren können.
3.2 Hintergrund der Befragten
Insgesamt wurden 13 Mitarbeiter befragt, davon vier weiblich, neun männlich und 10 Personen haben eine spezielle Rolle in #DitLäuft. Neun Personen wurden durch ein Interview befragt, die restlichen drei über Online-Umfragen. Die Befragten wurden zuerst über ihre bisherige Erfahrung mit Microsoft Produkten befragt. Alle Mitarbeiter haben Erfahrung mit Office Produkten wie Word, Excel, Outlook und Teams. Desweiteren haben 3 Mitarbeiter gute Kenntnisse mit Yammer & Sharepoint.
3.3 Nutzung des alten Intranets
69% der Mitarbeiter finden das Intranet essentiell für ihre Arbeit. Hierbei butzen 46% das Intranet täglich, 23% ein mal pro Woche und 31% selten.
Wir haben außerdem die Zufriedenheit mit dem alten Intranet in einer Skala von 1 bis 10 gemessen. Die durchschnittliche Bewertung ist hierbei 5,5. Die Befragten, die das Intranet täglich benutzt haben, haben deutlichere bessere Noten abgegeben als die, die das Intranet kaum benutzt haben(7:4). Als die größten Schwachpunkte wurden die unlogische Seitenhierarchie und mangelhafte Suchfunktion genannt.
Die Befragten sind zufrieden mit dem alten Intranet, weil es viele nützliche Informaton bietet und auch als guter Einstieg dient, da es einen Überlick über das Unternehmen bietet.
Die Hauptschwerigkeit bei der Nutzung liegt daran, dass es keine Suchfunktion bei der Seite gibt und durch die unlogische Seitenhierarchie können die Befragten nicht die gewünschten Informationen finden. Zudem werden alte Informationen nicht gepflegt.
3.4 Wünschen oder Anforderung der neue Intranets
Die Prioriserung der Reihenfolge der Seite
Das Wiki und das Organigram sind essentiell für die Arbeit und soll in der zukünftigen Seite beibehalten werden.
Die Befragten interessieren sich sehr für die zukünftige Interaktive Kommunikationsfunktion.
Wir haben die Wünsche der Befragten in 3 Teilen erfasst:
Collaboration und Kommunikation:
Die Mitarbeiter wünschen sich in der Zukunft mehr interaktive Funktionen, damit Sie sich über aktuelle Updates der verschiedenen Bereiche/Abteilungen austauschen können. Funktionen wie einen Chatbot, Mitarbeiter Profile, Lern- und Wissensräume werden als eine gute Ergänzung wahrgenommen.
Benutzerfreundlichkeit:
Die Informationen von der Website müssen gut gepflegt werden, damit die Mitarbeiter immer aktualisierte Information bekommen können. Eine klare und übersichtliche Struktur, sowie eine verbesserte Suchfunktion sind von den meisten Befragten erfordert. Vereinfachte und attraktive Gestaltung sind auch wichtig für die Benutzererfahrung.
Mobilfunktion:
Die Befragten möchten auf die Informationen von dem zukünftigen Intranet Ortsunabhäng und Geräteunabhänig zugreifen können.
4 Microsoft Duo: Sharepoint Online und Yammer
4.1 Yammer
Yammer ist lang bekannt als ein Tool für soziales Netzwerken von Microsoft, der zur Vernetzung und Interagieren dient, vergleichbar mit Facebook aber nur für Unternehmen.
Hier wurden die Communitys so eingerichtet, dass Themen, Bereiche oder Vorgehensweisen von gemeinsamen Interesse in einer gesamten Organisation geordnet werden, um offene Diskussionen von anderen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen sowohl über Arbeitsthemen als auch über Themen jenseits des Jobs ausgetauscht werden zu können.
Dabei sind folgende wichtigste Elemente betrachtet:
4.2 Sharepoint Online
Microsoft SharePoint stellt dabei im Microsoft 365 Kontext als ein Baustein von vielen in einem größeren Ökosystem vor. Er ist ein cloudbasierter Dienst, mit dem Organisationen Inhalte, Wissen und Anforderungen zu folgenden Zwecken teilen und verwalten können:
Als großen Vorteil bietet SharePoint eine Vielzahl von Tools, die den Benutzer bei der Erstellung und Verwaltung eines modernen Intranets unterstützen. SharePoint- Sites bieten eine umfangreiche Funktionen wie Dateien speichern und daran zusammenarbeiten, Listen mit Informationen bereitstellen oder Links zu wichtigen Themen und zielgerichtete News verwalten
4.3 Zusammenarbeit von Sharepoint Online und Yammer
Die Kombination von Yammer und SharePoint bietet unterschiedliche Möglichkeiten der gemeinsamen Nutzung, Kosten und Mühen. Während Yammer mehr für Social Networking, persönliche Produktivität und Communities steht, bringt SharePoint mehr die gemeinsame Nutzung von Dokumentenbibliotheken und Informationsübermittlung von Websites und Apps. Dadurch werden die Zusammenarbeit sowie die Kommunikation in der Organisation unternehmsenweit verstärkt. Ein Social Intranet wird zufolge bereits mit SharePoint gegeben. Das bedeutet auch, dass die News individuell abgestimmt auf Interesse des Benutzers angezeigt werden, sowie die Beiträge geteilt, kommentiert oder geliked werden können.
4.3.1 Verwenden eines Yammer-Webparts in SharePoint Online
Das Yammer Konversationen-Webpart bietet beispielsweise die Möglichkeit, eine Unterhaltung mit einer beliebigen Art von Beitrag (Fragen, Umfragen, Lob) zu beginnen und die besten Antworten direkt von SharePoint aus zu markieren.
Mithilfe dieses Webparts kann man den Führungs Websites Unterhaltungen hinzufügen, damit die Mitarbeiter beschäftigt sind, Fragen stellen und Antworten erhalten, sowie auf Community-Websites für Mitarbeiter, um Informationen und bewährte Methoden miteinander auszutauschen.
Webpart “Schwerpunkte”
Man verwendet diese Vorgehensweise, wenn es sich um das einzige Yammer-Webpart handelt, das jemandem zur Verfügung steht, oder um einen schnellen Überblick über aktive Konversationen und ein gezieltes Portal für bestimmte Gruppen oder Konversationen in Yammer bereitzustellen.
4.3.2 Vorteile vom Duo Yammer und SharePoint
Ein großer Vorteil vom Duo Yammer in Sharepoint ist die einfache Integration. Yammer und Sharepoint sind Teil des M365 Office Paketes und ermöglichen damit ein optimales Zusammenspiel: Yammer-Webparts lassen sich unkompliziert in Shareponit einbinden und der Austausch von Dokumenten ist ohne Probleme in der M365 Umgebung möglich. Außerdem sind beide Tools auch einwandfrei mit Teams kompatibel, man kann zum Beispiel durch Teams auf SharePoint und Yammer zugreifen. Zudem erhöht die unmittelbare Kopplung der Systeme die Nutzerfreundlichkeit: Auf der Landingpage eingebunden, ist Yammer gleich präsent und zeigt die aktuellsten Nachrichten und Neuigkeiten im Newsfeed. Die Mitarbeitenden müssen also nicht extra eine neue App öffnen, sondern haben dies auf Sharepoint startklar.
Neben den technischen Vorteilen, spielt natürlich auch die soziale Komponente eine entscheidende Rolle bei der Integration von Yammer: Mehr soziale Kommunikation unter den Mitarbeiter_innen kann die Unternehmenskultur fördern sowie die Mitarbeitermotivation, Agilität und Teamzusammenarbeit verbessern. Der direkte Austausch auf Augenhöhe erhöht Transparenz und Vertrauen ins Unternehmen. Insgesamt gibt dies Potential das Wir-Gefühl im Betrieb zu steigern, was Yammer einen großen Vorteil im Vergleich zu anderen Kommunikations-Tools, wie z.B. Teams beschert. Während Teams als Kollaboration- und Konferenz-Werkzeug dienlich ist, kann Yammer als Benachrichtigung-Tool in den Vordergrund rücken. Als Plattform für Führungskräfte-Kommunikation an die Gesamtorganisation, also auch jene, die nicht Teammitglieder sind und die man nicht persönlich kennt. Mit der One-to-many oder Many-to-many-Kommunikation sind alle schnell erreicht. Yammer ermöglicht den Aufbau einer moderierten Social-Network- und Wissensumgebung, inklusive Community-Management und Kuratieren von Inhalten. Ein Ort, wo man schnell Personen mit spezieller Expertise oder Interessengruppen erreicht.
4.3.3 Nachteile vom Duo Yammer und SharePoint
Als Nachteil vom Duo Yammer und Sharepoint ist die Mobilfunktion zu nennen. Auf dem Handy sind die Funktionen limitiert. Um alle Features vollständig und übersichtlich nutzen zu können, ist es sinnvoller sich dafür die Apps getrennt auf dem mobilen Endgerät zu installieren. Und auch der soziale Faktor ist bei der Einführung von Yammer nicht zu unterschätzen. Mit mehr Tools kann die Kommunikation unübersichtlich werden und schnell zu Frustration führen. Wenn nicht klar wird, auf welchen Kanälen was kommuniziert wird, kann das schnell Orientierungslosigkeit auslösen. Und auch Widerstände gegenüber technischen Neuerungen sind zu erwarten.
4.4 Empfehlung: Sind Yammer und SharePoint im Duo eine geeignete Kombo für die BSR?
Wir sind der Meinung, dass die Kombination von Sharepoint und Yammer ein vielversprechendes Tool für ein modernes, soziales Intranet für die BSR sein kann. Wie deutlich wurde, hat Yammer einiges an Potential für eine soziale Kommunikationskultur. Und auch in der Gegenüberstellung mit Teams zeigt sich, dass sich die beiden Tools sehr gut ergänzen können, wenn es klare und übersichtliche Regelungen gibt, was wann, für welche Inhalte und Einsatzszenarien genutzt wird. Dieser Prozess ist nicht zu unterschätzen und wird wohl einige Monate in Anspruch nehmen, bis in „DITläuft“, die Gewohnheiten sitzen und eine adäquate „Kommunikationsdisziplin“ übergegangen ist. Wir empfehlen deshalb zur Unterstützung eine soziale Strategie zu definieren. Mittels Workshops und Tutorials kann eine verständliche Einführung über alle Features und Besonderheiten gegeben werden. Des Weiteren empfehlt es sich eine Testphase mit einer größeren Gruppe durchzuführen und Feedback aufzunehmen, bevor die unternehmensweite Einführung erfolgt. Ebenfalls denkbar wäre zu Beginn ein paar Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen als „Wegbereiter“ zu akquirieren, die die Anfangskommunikation in Bewegung bringen und ein Auge auf die Umsetzung haben.
5.Integrationen auf die SharePoint Seiten
5.1 Sharepoint Berechtigungsstufen und Gruppenverwaltung
5.1.1 Sharepoint Standardberechtigungsstufen
Sharepoint Standardberechtigungsstufen
Standardberechtigungsstufen ermöglichen es, einem Benutzer oder einer Benutzergruppe allgemeine Berechtigungsstufen schnell und einfach zuzuweisen.
Benutzer können Änderungen an den Standardberechtigungsstufen vornehmen, mit Ausnahme der Vollzugriff und des eingeschränkten Zugriffs, die in der folgenden Tabelle ausführlicher beschrieben werden.
Quelle: https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/understanding-permission-levels
5.1.2 Berechtigungen und Berechtigungsstufen
Persönliche Berechtigungen und Berechtigungsstufen
Persönliche Berechtigungen gelten für Inhalte, die zu einem einzelnen Benutzer gehören. Die folgende Tabelle beschreibt die Berechtigungen, die für persönliche Ansichten und Webparts gelten, und zeigt die Berechtigungsstufen, die diese verwenden.
Listenberechtigungen und Berechtigungsstufen
Listenberechtigungen gelten für Inhalte in Listen und Bibliotheken. Die folgende Tabelle beschreibt die Berechtigungen, die für Listen und Bibliotheken gelten, und zeigt die Berechtigungsstufen
Websiteberechtigungen und Berechtigungsstufen
Websiteberechtigungen gelten allgemein auf einer SharePoint-Website. Die folgende Tabelle beschreibt die Berechtigungen, die für Websites gelten, und zeigt die Berechtigungsstufen, die diese verwenden.
Detalisierte Dokumentation zur Erstellung der Berechtigungsstufen steht zu verfügbar (Sprint 5 Task:22.3).
5.1.3 Gruppenverwaltung in SharePoint
Die Gruppenverwaltung ermöglicht das erstellen, bearbeiten und löschen von Gruppen. Wir haben die folgende Funktionen getestet.
Auf der Website „Einstellung Websiteberechtigungen“: Benutzer können selbst definierte Gruppe erstellen.
Auf der Website „Teilen“: Hinzufügen von Benutzern zu einer Gruppe und die Person wird mit einer E-Mail benachrichtigt.
Auf „Einstellungen Websiteinformationen“:
Der Administrator kann Gruppen löschen. Diese Funktion sollte jedoch nicht dafür benutzt werden, SharePoint Standardgruppen zu entfernen. Dadurch kann das System instabil werden. Nur Gruppen löschen, welche man selbst erstellt hat und nicht mehr verwendet.
Detailierte Dokumentation zur Erstellung der Gruppenverwaltung steht zur Verfügung. (Task 22.4)
5.1.4 Sicherheitsgruppen in Sharepoint
Ein Administrator kann Sicherheitsgruppen erstellen, um einer bestimmten Gruppe von Personen Zugriff auf einer SharePoint Website zu gewähren. Dadurch kann man für bestimmte Gruppen benutzerdefinierte Seiten (Sichten) einrichten, welche nur die Personen der Gruppe sehen und erreichen können.
Die Berechtigung für diese Durchführung haben nur globale Administratoren und Benutzer Verwaltungsdienste. Wir haben die folgende Funktionen getestet:
Detailierte Dokumentation zur Erstellung der Gruppenverwaltung steht zur Verfügung. (Task 22.5)
5.2 Enterprise Search in SharePoint
5.2.1 Moderne Suche in SharePoint
Moderne Suchen bei SharePoint sind persönlich, Benutzer sehen nur Ergebnisse, auf die Sie bereits Zugriff haben und andere Benutzer können ihre privaten Dokumente nicht finden. Nachfolgend ist ein Beispiel für Suchergebnisse aus SharePoint:
Quelle: Moderne Suche in SharePoint SharePoint in Microsoft 365
5.2.2 Personensuche Intergrierte in SharePoint
Durch die moderne Suchfunktion können die Mitarbeiter schnell die jeweiligen Kontaktinformationen zu einer beliebigen Person finden.
6. Fazit
Zusammenfassung des Projektes
Innerhalb des Projektes haben wir eine Stakeholder Analyse durchgeführt, Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus der Analyse haben wir einen Prototyp erstellt, welcher eine optimierte Struktur für das zukünftige Social Intranet bietet. Im Gegensatz zum bisherigen Intranet ist unser Prototyp benutzerfreundlicher zu bedienen.
Die orts- und geräteunabhängige Nutzung des zukünftigen Social Intranets wurde in der Analyse von den Beschäftigten hervorgehoben. Daher haben wir unser Design des Prototypen an die mobile Anwendung angepasst.
Insbesondere sind im bisherigen Intranet wenige interaktive Funktionen implementiert. Mit unserem Prototypen kann die unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert werden, mithilfe der Kombination von Yammer und SharePoint. Zum Einen spiegelt Yammer das Social Networking wieder und fördert die persönliche Produktivität und Entstehung von Communities. Zum Anderen bringt SharePoint die gemeinsame Nutzung von Dokumentenbibliotheken und Informationsübermittlung.Wir sind der Meinung, dass die Kombination von Sharepoint und Yammer ein vielversprechendes Tool für ein modernes, soziales Intranet für die BSR sein kann.
Das durchführen der Datenmigration weist eine hohe technische Komplexität auf, welche nur von SharePoint Experten bewerkstelligt werden kann. Um den Prozess für die BSR zu vereinfachen, haben wir mit einem Migrationskonzept den Vorgang schriftlich ausgearbeitet.
Zusammenfassung des Ausblicks
Das SharePoint Repertoire bringt facettenreiche Funktionen mit. Den Prototyp könnte man insofern erweitern, indem man bespielsweise ein DropDown Menu einbettet.
Darüber hinaus können weitere Webparts nach Bedürfnissen der Beschäftigten in den Prototyp integriert werden. Diese Bedürfnisse würde man durch eine weitere umfangreiche Stakeholder Anlayse erörtern können. Eine weitere Ausdehnung des Prototypens könnte man durch eine Einbindung weiterer M365 Tools (beispielsweise Teams) ermöglichen. Im weiteren Verlauf des Prototypens könnte man die Bereichtigungsstufen und Gruppenverwaltungen für die Beschäftigten der BSR anlegen. Um den Umstieg für die Beschäftigten auf das Social Intranet zu erleichtern, sollten umfangreiche Schulungen und Tutorials angeboten werden.