Projektbeschreibung
Vor Beginn des FIW-Projekts mussten Mitarbeitende am ITDZ Berlin sich entweder telefonisch oder per Mail beim Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) melden, wenn sie einen Termin erfragen, buchen oder stornieren wollten. Die Koordination der Termine und die Verwaltung der Kursplätze wurde von BGM-Beschäftigten händisch über eine Excel Tabellen verwaltet und gepflegt. Dieser Prozess nahm viel Zeit und Ressourcen in Anspruch.
Unser Ziel war es, diesen größtenteils analogen Vorgang in einen digitalen Prozess zu übersetzen und eine Lösung zur Buchung der Gesundheitsangebote zu bauen. Entstanden ist das “BGM Terminbuchungsportal”, das wir mithilfe von SharePoint, Nintex Forms und Nintex Workflows umgesetzt haben. Über das Terminbuchungsportal können BGM-Beschäftigte Termine anlegen und verwalten. Für ITDZ-Mitarbeitende bietet das Portal eine Möglichkeit, ihre Kurse selbstständig zu buchen und zu organisieren.
Projektteam
Dev-Team:
Scrum Masterin:
Product Ownerin:
Projektergebnisse
Das zentrale Element des BGM Terminbuchungsportals ist die Startseite mit den vier Navigationskacheln.
Der Kopf der Startseite ist sowohl für ITDZ-Mitarbeitende wie auch für BGM-Beschäftigte gleich. Über die Kacheln haben die Nutzer:innen die Möglichkeit, Termine einzusehen, diese zu buchen und im eigenen Terminkalender zu verwalten.
Ein weiterer Bereich des Terminbuchungsportals befindet sich unter den Navigationskacheln und ist nur für BGM-Mitabreitende sichtbar.
Diese Elemente, genannt Quicklinks, sind nur für BGM-Mitarbeitende sichtbar. Sie ermöglichen den BGM-Mitarbeitenden ein schnelles Zugreifen und Bearbeiten der Daten, die in sogenannten Listen (SharePoint-Datenbank) abgelegt werden.
Zur Sicherung der Datenqualität implementierte unser Team Formulare, über die die Dateneingabe wie Termindetails, Angaben zu Trainer:innen oder Terminbuchungen erfolgt.
Jedes Eingabefeld des Formulars ist mit einer Spalte der jeweiligen Liste verbunden, sodass die eingegebenen Daten in die Datenbank übernommen werden. Das Setzen der Variablen in logischen Formeln regelt, wann, welchen Gruppen und in welchen Fällen die Formulare angezeigt, ausgeblendet oder deaktiviert werden.Mit Hilfe von Nintex Workflows hat unser Team Prozesse implementiert, die automatisiert ablaufen sollen.
Die Workflows sind mit den jeweiligen Listen, also Datenbanken, verbunden und werden durch Trigger ausgelöst. Zu den automatisierten Prozessen gehören Vorgänge wie die Berechnung des Terminserienendes, die Angabe von frei verfügbaren Plätzen in Kursen oder das Verschicken von Buchungsbestätigung per Mail.